名簿は総会の案内送付先や管理費等の滞納対応、災害時の安否確認など管理組合活動に必要なものです。　　　　　　　

しかし、最近は個人情報保護の観点から取り扱いも難しくなってきています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　

管理会社任せにせず、重要な情報だからこそ取扱いの明確なルールが必要となってきています。

【こんな事で困ってませんか？】

○名簿はあるが最新の情報ではない
○名簿の管理は管理会社任せである
○名簿の重要性は感じているがどのように取り扱ったらいいか分からない

組合員名簿等の作成及び閲覧状況

組合員名簿及び居住者名簿がある	７８．８％
組合員名簿及び居住者名簿のいずれもない	９．３％
組合員名簿を確認できる体制にある	６６．０％
閲覧理由が妥当な場合は閲覧できる	３１．６％
請求があれば閲覧できる	２５．５％
配付しているので閲覧の必要がない	８．９％
閲覧を認めていない	２７．８％
個人情報に該当するため	８６．８％
今まで認めていないため	１５．１％
閲覧に反対する組合員がいるため	７．４％

平成２５年マンション総合調査（国土交通省）より

【名簿の必要性】

○区分所有者名簿　
総会における議決権の確認や管理費等の滞納への対応など所有者を把握しておくことは、管理組合運営において必要不可欠です。売買や相続により所有者が変わった時は適時変更することが必要です。

マンション標準管理規約　第６４条（帳票類の作成、保管）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があたときは、これらを閲覧させなければならない。
＜コメント第６４条関係＞
⓶　組合員名簿の閲覧に関しては、組合員のプライバシーに留意する必要がある。

○居住者名簿
賃借人は対象物件の使用方法につき区分所有者と同一の義務を負うとされています。　　　　　　　　　
標準管理規約には、居住者を対象とした内容が含まれていることからも居住者の把握が必要です。

マンション標準管理規約　第３２条第１２号
　マンション及び周辺の風紀、秩序及び安全の維持、防災並びに居住環境の維持及び向上に関する業務

○要援護者名簿　
近年の居住者の高齢化、単身高齢者の増加、災害発生時の安否確認や援護の必要性から、管理組合としても要援護者の把握が必要となっています。
防災用名簿を作成している　　８．３％　（平成２５年マンション総合調査より）

マンション標準管理指針「防災対策」コメント
　災害弱者については優先的に救助等にあたる必要がありますので、「高齢者等が入居する住戸を記した防災用名簿の作成」を行い、各地方公共団体と協議のうえ提出しておくことも有効です。このような名簿は、個人情報保護法や個人情報保護条例との関係に十分留意し、本人の同意を得る等により作成するとともに、目的外に使用してはならず、適切な管理が必要です。

【マンション管理士に依頼するメリット】

○専門的知識がなくても個人情報保護に配慮した取扱いルールを作ることができる
○平時においても必要な情報を集約できる
○名簿作成の時間的負担が軽減される

【当事務所のサポート内容】

現状の名簿、管理規約、各細則の確認

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意見の集約（組合員向け説明会・ヒアリング）

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名簿の取扱いに関する細則の作成、解説、助言

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総会出席、助言

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名簿の作成